A webtárhelyek felhasználása sokrétű lehet, egyik jellemző felhasználási módja az amikor weboldal üzemeltetése mellett egy levelező tárhely kiszolgálójaként is használjuk azt.—

Levelezés magánszemélyként

Magánszemélyként a levelezés kérdése még egyszerűbben kezelhető. Rengeteg ingyenes email szolgáltatást találunk, amelyek nagy része általában megfelelő is. Az ingyenesen regisztrálható Freemail, GMail esetleg Citromail fiók általában kielégíti az átlag felhasználók igényeit, bizonyos esetekben azonban magáncélra sem a legjobb megoldás az ingyenes levelező kiszolgáló. Az ingyenes levelezők mégsem ingyenesek teljes mértékben. Használatával önként hozzájárulunk ahhoz hogy adatainkat felhasználják, és különböző reklám ajánlatokkal keressen fel a szolgáltató direkt marketing levél formájában, vagy a levelező felületén keresztül. Szintén fontos a biztonsági mentés kérdése. Egy POP3 protokollt használó ingyenes levelezőn tárolt adatok mentése rendkívül körülményes és időigényes tud lenni, érdemes hát inkább valamilyen IMAP megoldást keresni. Ha még több igényünk van, például a címlistánkat bizalmasan szeretnénk kezelni, vagy egyedi funkcionalitásra van szükségünk a levelezőprogramban szóba jöhetnek a levelezőszerverrel is rendelkező tárhelyek.

Levelezés vállalkozóként, cégként

Amikor a céges levelezést kezeljük a magánszemélyek esetében előforduló kérdéseket még kényesebbnek érezzük. Egy vállalkozás a mai világban már nem engedheti meg magának azt a könnyelműség, hogy levelezését olyan ingyenes felületeken keresztül bonyolítja, ami nem szavatolja ügyfeleinek biztonságát és adatainak bizalmas kezelését. Cég esetén tehát mindenféleképpen profi megoldást kell találni a levelezés kérdésére. Webes tárhely esetén rendelése esetén, általában valamilyen domain-hez szükséges kapcsolni a szolgáltatást, ami lehetővé teszi azt is, hogy a cégünk nevét használjuk. Ez egyrészt azért fontos, mert az ügyfelek sokkal rugalmasabbak lesznek velünk, ha az email címünk a vállalkozással kapcsolatosak, bizalmat keltünk vele, egyszerűen más lesz a megítélésünk. Az egyéni e-mail cím tehát már prestízs kérdése. A biztonság az adatkezelés szempontjait figyelembe véve szintén sokkal kifizetődőbb vállalkozás esetén levelező tárhely beszerzése. Egy webes tárhely megrendelése után a legtöbb szolgáltatótól kapunk egy levelező felületet is. Ezért a felületért megfizetjük az éves díjakat, így a szolgáltatónak nem kell alternatív megoldásokhoz folyamodni az a levelező szerver fenntartási költségeinek fedezése miatt. A fizetett megoldások esetén hát nagyobb biztonságban tudhatjuk adatainkat.

Hogyan lehet a legegyszerűbben levelező tárhelyem?

A legegyszerűbb megoldás az, ha egyszerűen rendelünk egy tárhely csomagot. Még abban az esetben is hasznunkra válhat ez, ha nem tervezünk weboldalt üzemeltetni hiszen a bérelt helyen megoszthatjuk publikus dokumentumainkat, de megfelelő körültekintéssel, a belső munkát is nagyban gyorsíthatja. Ezek mellett pedig használhatjuk annak levelezőrendszerét is. Egy ilyen tárhely éves díja mindössze pár ezer forint ami bőségesen megtérül. Érvek a levelező tárhely mellett:

• Nagyobb lemezkvóta (ami bármikor bővíthető)
• Biztonság, hiszen kisebb a valószínűsége hogy egy támadó pont a mi szerverünket akarja majd hatalmába keríteni.
• Folyamatos felügyelet (a tárhely által)